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Gestion Documentaire

Le métier

Le Document Controller Junior est un documentaliste d'entreprise chargé de réceptionner la documentation et de la diffuser aux bons destinataires. Il doit par ailleurs assurer la sauvegarde des documents et la traçabilité des échanges. Les sociétés attendent du Document Controller Junior qu'il soit immédiatement opérationnel.

Les objectifs

Au terme de la formation, le candidat saura :

  • Analyser et contrôler les documents au regard des procédures de qualité
  • Enregistrer ces documents dans la base de données
  • Appliquer les circuits documentaires définis dans les procédures
  • Lire des rapports documentaires
  • Maîtriser les principes de la documentation finale
  • Maîtriser les principales notions de conservation préventive
  • Comprendre et maîtriser un logiciel GED
  • S'adapter à la base des outils Office et Adobe
  • Se familiariser à l'anglais technique
  • Comprendre le vocabulaire technique du domaine industriel
  • Développer des outils d'aide à la réalisation de ces documents
Document Control

Le métier

Le Document Controller confirmé est un documentaliste d'entreprise, chargé de réceptionner la documentation et de la diffuser aux destinataires correspondants. Il doit par ailleurs assurer la sauvegarde de ces documents et assurer la traçabilité des échanges. Il est à la fois le support de son Responsable, du Document Controller Lead, et des équipes projets.
Les sociétés attendent du Document Controller Confirmé qu'il soit immédiatement opérationnel et qu'il connaisse parfaitement son environnement de travail.

Les objectifs

Au terme de la formation, le participant saura :

  • Comprendre le rôle et les responsabilités des acteurs d'un projet industriel
  • Savoir extraire des spécifications Clients, les informations relatives à la gestion de la documentation
  • Savoir mettre à disposition ces informations
  • Former et assister les équipes à l'utilisation de bases de données documentaires
  • Assister l'équipe projet à la mise en place de procédures documentaires
  • Préparer les données en vue d'un audit documentaire
  • Liste des données Planning/Progress
  • Mettre en place des indicateurs de suivi/Réaliser des rapports de suivi documentaire
Project Management

Le métier

Le Project Control a pour mission d'assister le chef de projet dans l'organisation et le contrôle de la bonne marche du projet. Il contrôle l'évolution de l'activité en terme de coûts, de délais, de réalisation de la documentation, et structure les rapports pour rendre compte de ces évolutions.
Les équipes du project control travaillent en étroite collaboration avec les équipes opérationnelles. La connaissance technique de ces équipe permet au Projet Control d'élaborer des outils de suivi efficaces et utiles aux opérationnels.

Connaitre les missions, les méthodes et les techniques de travail du Project Control permet en effet aux opérationnels de :

  • Situer leurs actions au sein du projet dans sa globalité
  • Ajuster leurs décisions en fonction des impératifs majeurs du projet
  • Communiquer sur leurs impératifs propres pour permettre au management d'adapter les objectifs principaux
  • Comprendre les demandes de ce service et y répondre efficacement

Les objectifs

Au terme de la formation, le participant saura :

  • Définir chaque métier du Project Control
  • Connaitre les principales méthodes de travail du Project Control
  • Connaitre les principaux outils de gestion de projet
  • Savoir identifier les objectifs majeurs de son projet
  • Alerter en cas de déviation vis-à-vis des objectifs principaux
  • Se rendre compte des impacts économiques d'une déviation sur le projet, analyser, mesurer le niveau de gravité, proposer des solutions correctives
  • Participer à la définition des coûts sur le projet
  • Participer à la définition du planning sur le projet
  • Participer à la réalisation du référentiel documentaire sur le projet
  • Lire et utiliser les informations issues des rapports émis par le Project Control
Lead Document Control

Le métier

Le Document Control Lead est un documentaliste d'entreprise chargé de gérer l'ensemble de la documentation d'un projet. Il doit savoir mettre en place et mettre en oeuvre les méthodes, outils et équipes qui permettent cette gestion au quotidien.
Les sociétés attendent du Document Controller Lead qu'il soit immédiatement autonome, qu'il sache démarrer et terminer un projet et qu'il ait une parfaite maîtrise des méthodes de gestion documentaire.

Les objectifs

Au terme de la formation, le participant saura :

  • Coordonner la mise en place de la gestion documentaire d'un projet
  • Rédiger les procédures documentaires et les modes opératoires
  • Mettre en place des indicateurs de suivi/Réaliser des rapports
  • Connaitre les outils de base de gestion de documentation de projet
  • Se rendre compte des impacts économiques d'une déviation sur le projet
  • Alerter en cas de déviation vis-à-vis des objectifs principaux
  • Constituer et gérer une équipe
  • Coordonner et réaliser la documentation finale